Xuất hóa đơn trên Findtourgo: Cách tạo & Gửi cho khách hàng

Bạn đã chốt đơn thành công và tạo booking trên hệ thống. Bước tiếp theo là gửi yêu cầu thanh toán để khách hàng chuyển khoản. Thay vì phải soạn thảo thủ công trên Word hay Excel, tính năng xuất hóa đơn trên Findtourgo giúp bạn tạo ra các báo giá chuyên nghiệp chỉ trong vài giây.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quy trình tạo hóa đơn với thông tin khách hàng đã được đồng bộ hóa.

Tại sao nên xuất hóa đơn trực tiếp trên hệ thống?

Việc sử dụng công cụ Hoá đơn (Invoice) của Findtourgo hỗ trợ rất nhiều cho quy trình vận hành:

• Tiết kiệm thời gian: Dữ liệu tour, giá tiền và thông tin khách hàng được lấy tự động từ Booking, bạn không cần nhập lại.
• Chuyên nghiệp: Hóa đơn được trình bày rõ ràng, đầy đủ thông tin tour và tài khoản ngân hàng.
• Dễ dàng theo dõi: Quản lý được trạng thái hóa đơn nào là Nháp (Draft), hóa đơn nào đã gửi đi.

Quy trình 3 bước tạo và xuất hoá đơn

Để bắt đầu, bạn cần đảm bảo rằng mình đã tạo Booking cho khách hàng trước đó.

Bước 1: Truy cập trang quản lý hóa đơn

Đầu tiên, tại thanh menu bên trái của trang quản trị, bạn hãy chọn mục Invoice (Hóa đơn). Giao diện sẽ hiển thị danh sách tất cả các hóa đơn đã tạo cùng với trạng thái.

Để tạo mới, bạn nhấn vào nút màu cam Create Invoice ở góc phải màn hình.

Bước 2: Đồng bộ dữ liệu từ đơn hàng (Order)

Một biểu mẫu thông tin sẽ hiện ra. Tại đây, bạn không cần điền thủ công từng dòng. Thay vào đó, hãy làm theo mẹo sau để xuất hóa đơn trên Findtourgo nhanh nhất:

1. Chọn Order Code: Tại ô “Order code”, bạn chọn mã đơn hàng tương ứng của khách trong danh sách xổ xuống.
2. Kiểm tra dữ liệu: Hệ thống sẽ tự động điền các thông tin như Tên khách hàng (Customer Name), Sản phẩm (Product Information), Đơn giá (Unit price) và Tổng tiền (Total Amount) dựa trên đơn hàng gốc .
3. Thiết lập ngày tháng: Bạn chỉ cần chọn Ngày xuất hóa đơn (Issued Date) và Hạn thanh toán (Due Date).

Bước 3: Cập nhật thông tin thanh toán & Gửi đi

Bạn cần điền thông tin tài khoản nhận tiền ở cuối hóa đơn.

• Payment Information: Nhập đầy đủ Tên ngân hàng (Bank Name), Tên chủ tài khoản (Bank Account Name) và Số tài khoản (Bank Account Number) của công ty bạn .
• Lưu và Gửi: Sau khi kiểm tra kỹ, nhấn Save (Lưu). Hóa đơn sẽ được tạo ở trạng thái Draft (Nháp).

Cuối cùng, bạn có thể mở chi tiết hóa đơn và chọn các hành động như Tải xuống PDF (Download PDF). Bạn có thể gửi qua Zalo/Email cho khách, hoặc gửi trực tiếp từ hệ thống.

Quy trình xuất hóa đơn trên Findtourgo giúp bạn chuyên nghiệp hóa khâu báo giá. Ngoài ra cũng hỗ trợ theo dõi booking và giảm thiểu sai sót nhập liệu. Ngay bây giờ, hãy tạo chiếc hóa đơn đầu tiên và gửi cho khách hàng để sớm nhé!

👉 Tìm hiểu về chính sách dòng tiền trên nền tảng. Xem hướng dẫn: